Có thể bạn đã nghe nói đến KPI ở đâu đó nhưng không thực sự quan tâm và dành thời gian tìm hiểu về nó. Thật ra đây chính là một phương pháp có vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp cũng như nền kinh tế. Vì vậy hãy cùng Blog Trần Phú tìm hiểu sâu hơn KPI là gì và những thông tin liên quan đến nó trong bài viết dưới đây.
Nội dung chính:
KPI là gì?
KPI ( Key Performance Indicator ) được sử dụng như một công cụ có tác dụng tính toán độ hiệu quả công việc của một cá nhân hay một doanh nghiệp, tổ chức nào đó.
KPI được biểu hiện dưới dạng số nên nó rất hữu ích cho việc đánh giá và nhận xét hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty. Với ưu điểm giúp người sử dụng có cái nhìn trực diện và khách quan, KPI đang ngày càng được sử dụng phổ biến.
Hiện nay có rất nhiều loại KPI trong công nghiệp nhưng có 2 loại KPI chính được sử dụng phổ biến nhất được xác định dựa trên mục tiêu mà các doanh nghiệp đề ra. Đó là KPI chiến lược và KPI chiến thuật. Tùy thuộc vào tình hình hiện tại của tổ chức hay công ty mà các nhà quản lý sẽ lựa chọn hình thức KPI phù hợp nhất cho họ.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng KPI trong các doanh nghiệp
Khi đã nắm được khái niệm KPI là gì, hãy cùng tìm hiểu một số ưu và nhược điểm của hệ thống này dưới đây.
Xây dựng hệ thống KPI trong công ty nếu sử dụng hợp lý sẽ tạo ra được nhiều tác động tích cực và giúp công ty phát triển mạnh. Trước hết, KPI giống như một dạng báo cáo sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo, quản lý tình hình làm việc của nhân viên. Từ đó công ty có thể tiến hành trả lương, thưởng phạt hợp lý cho họ.
KPI có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách khách quan
Ngoài ra, từ những chỉ số mà KPI cung cấp, một tổ chức có thể tìm ra được hướng đi tốt nhất cho công ty. Nếu như hiệu quả công việc không tốt, họ có thể tập trung khắc phục những bất cập, yếu kém đồng thời phát huy những điểm mạnh để phát triển công ty ngày một phát triển hơn.
Bên cạnh đó, sử dụng KPI cũng có một số nhược điểm nhất định. Do nó phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp trong các thời kỳ khác nhau và liên tục thay đổi nên KPI không có tính ổn định. Thậm chí nếu sử dụng không phù hợp có thể sẽ gây ra những hậu quả tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp đó.
Hệ thống KPI nếu không được xây dựng một cách linh hoạt và phù hợp có thể “phản tác dụng” và dẫn đến nhiều rủi ro. Xây dựng KPI với mục tiêu quá cao nhân viên sẽ không thể đáp ứng và hoàn thành được mục tiêu đó, từ đó gây nên sự chán nản và thất vọng làm giảm sút hiệu quả công việc trong bộ phận nhân viên.
Mục tiêu KPI không hợp lý sẽ gây thất bại cho công việc
Như vậy có thể thấy sử dụng hệ thống KPI trong các doanh nghiệp cần có sự tính toán kỹ lưỡng và lên kế hoạch cụ thể để giảm thiểu tối đa những hạn chế của hệ thống này. Đồng thời, các công ty, tổ chức cần tập trung phát huy những lợi thế của việc sử dụng KPI trong công việc để tạo nên lợi nhuận cao và hoàn thành được mục tiêu của mình.
Những câu hỏi thường gặp về KPI
Câu hỏi 1: KPI là gì?
Trả lời: KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận hoặc toàn bộ công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau, giúp định hình và đánh giá các giá trị mà nó đo lường.
Câu hỏi 2: Tại sao KPI quan trọng đối với doanh nghiệp?
Trả lời: KPI giúp doanh nghiệp xác định mức độ hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Chúng cung cấp dữ liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất, từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và cải thiện hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi 3: Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?
Trả lời: Để xây dựng KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần:
- Xác định mục tiêu kinh doanh: Hiểu rõ mục tiêu chiến lược để thiết lập KPI phù hợp.
- Đảm bảo tính đo lường: KPI phải có thể đo lường được bằng dữ liệu cụ thể.
- Đảm bảo tính khả thi: KPI cần thực tế và có thể đạt được trong điều kiện hiện tại.
- Đảm bảo tính liên quan: KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh.
- Đảm bảo tính thời gian: Xác định rõ khoảng thời gian để đạt được KPI.
Việc tuân thủ các bước này giúp doanh nghiệp thiết lập KPI phù hợp và hiệu quả.
Câu hỏi 4: Sự khác biệt giữa KPI và OKR là gì?
Trả lời: KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất, tập trung vào việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động dựa trên các mục tiêu cụ thể. OKR (Objectives and Key Results) là phương pháp quản lý đặt ra các mục tiêu tham vọng và xác định các kết quả chính để đạt được mục tiêu đó. Trong khi KPI trả lời câu hỏi “Chúng ta đã đi được bao xa?”, OKR trả lời câu hỏi “Chúng ta muốn đi đâu và làm thế nào để đến đó?”.
Câu hỏi 5: Làm thế nào để áp dụng KPI trong doanh nghiệp?
Trả lời: Để áp dụng KPI trong doanh nghiệp, cần thực hiện các bước sau:
- Xác định quy trình vận hành: Hiểu rõ các quy trình trong công ty để xác định các khu vực cần đo lường.
- Chia nhỏ quy trình: Phân chia quy trình thành các công đoạn nhỏ để dễ dàng xác định chỉ số cho từng phần.
- Định nghĩa KPI cụ thể: Xác định các chỉ số đo lường cụ thể cho từng công đoạn.
- Sử dụng công cụ giám sát: Áp dụng công cụ giám sát KPI để có cái nhìn tổng thể về toàn bộ quá trình.
Việc thực hiện các bước này giúp doanh nghiệp áp dụng KPI một cách hiệu quả, đảm bảo quá trình sản xuất và hoạt động được giám sát chặt chẽ.
Kết luận
Vậy là bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin đầy đủ và chính xác nhất để trả lời cho câu hỏi KPI là gì cũng như ưu và nhược điểm của nó. Với những kiến thức hữu ích trên mong rằng các doanh nghiệp, tổ chức có thể vận dụng phương pháp này một cách hiệu quả và phù hợp để tạo nên kết quả tốt nhất cho mình.
