Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO TIÊU CHUẨN 2024

Hồ sơ, tài liệu là những thông tin vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp cho việc vận hành các hoạt động kinh doanh. Vậy, quản lý như thế nào hiệu quả? Theo dõi ngay quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO từ CoDX trong bài viết này.

1. Chuẩn ISO là gì? Tại sao cần lưu trữ theo ISO

ISO là viết tắt của International Organization for Standardization, được hiểu là tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế.

Chuẩn ISO là một loạt các quy định, tiêu chi về một lĩnh vực giúp mọi thông tin thực hiện đúng CHUẨN quốc tế.

Tương tự, việc lưu trữ hồ sơ cũng cần tuân theo tiêu chuẩn này, cụ thể là chuẩn ISO 9001:2015.

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO đem lại các lợi ích sau:

• Hồ sơ, tài liệu được đánh giá đúng chất lượng tiêu chuẩn

• Tạo cơ sở xử lý báo cáo tài liệu chuyên nghiệp và chính xác.

• Đồng nhất trong việc lưu trữ các hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp như hồ sơ nhân sự, kế toán, chiến lược công ty.

• Đánh giá đúng hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức dựa trên các tài liệu hồ sơ được lưu trữ theo tiêu chuẩn.

• Tạo ra nguồn tài liệu chuẩn, chuyên nghiệp cho việc đào tạo nhân lực của công ty.

• Lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO 9001 được xem là hoạt động bắt buộc để xây dựng và cải tiến chất lượng tài liệu của doanh nghiệp.

2. Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO TIÊU CHUẨN

Chi tiết 6 bước trong quy trình lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO 9001:

• Thu thập và xử lý hồ sơ

• Sắp xếp phân loại

• Xác định thời gian lưu trữ

• Tiến hành lưu trữ

• Quản lý và sử dụng

• Bảo quản hồ sơ

• Hủy bỏ hồ sơ

Chi tiết như sau,

Bước 1: Thu thập và xử lý hồ sơ

Hồ sơ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được bộ phận văn thư tiến thành thu thập và xử lý nội dung như sau:

• Đảm bảo hồ sơ có các mô tả: tiêu đề, thời gian, tác giả, phòng ban, số tham chiếu, định dạng của hồ sơ

• Thông tin về mã ký hiệu, biểu mẫu truy cập hồ sơ.

• Thu thập hồ sơ theo thời gian như ngày, tháng, quý, năm hoặc theo công việc như nội dung, yêu cầu.

Bước 2: Sắp xếp phân loại

Hoạt động sắp xếp phân loại trong quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO sẽ được thực hiện như sau:

• Phân loại hồ sơ theo ngày tháng, sắp xếp hồ sơ ngày trước để bên dưới và ngày sau để bên trên vào cùng một bìa hồ sơ.

• Bên ngoài bìa hồ sơ dán ký hiệu nhận diện thông tin hồ sơ kèm tên gọi

• Vào chu kỳ theo mỗi tuần, tháng, … người phụ trách cần tập hợp, kiểm tra và sắp xếp rõ ràng.

Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ của từng hồ sơ

Tiếp theo, cần xác định thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ để tiến hành lưu trữ vào kho đúng quy định.

Tùy vào từng loại hồ sơ sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Một số mốc thời hạn thường gặp như 3 năm, 5 năm, 10 năm, … và vĩnh viễn.

Bước 4: Tiến hành lưu trữ

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO đối với hồ sơ giấy:

• Lưu trữ trong hộp chứa, bìa cứng, hòm đựng, tủ cứng cáp để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.

• Dán nhãn và đánh số để phân biệt khi lưu trữ hồ sơ

• Có quy trình quản lý, kiểm soát chuyên nghiệp

• Lập danh mục rõ ràng, lưu trữ vị trí để thuận tiện cho việc tìm kiếm, sử dụng sau này.

• Lưu trữ tài liệu mật, quan trọng cần được bố trí khu vực riêng biệt, có khóa hoặc phương pháp bảo mật cao.

Quy định lưu trữ với hồ sơ điện tử:

• Hồ sơ điện tử cần lưu trữ tên dạng danh mục; phân loại rõ ràng

• Hồ sơ quan trọng cần đặt mật khẩu, bảo vệ 2 lớp.

• Có hệ thống sao lưu để giữ tính toán vẹn cho hồ sơ

Bước 5: Quản lý và sử dụng

Việc quản lý, sử dụng cần thiết lập một quy định riêng áp dụng cho toàn bộ công ty, cơ quan.

Một số quy định có thể áp dụng như:

• Quy định về mượn trả tại chỗ

• Quy định về mượn có thời hạn

• Quy định về mượn sao chép phục vụ công việc có tính chất theo dõi

• Quy định về mượn ra khỏi tổ chức, đơn vị

• Quy định về mượn các loại hồ sơ mật

Bước 6: Bảo quản hồ sơ

Bảo quản hồ sơ cần tuân thủ các quy định sau đây:

• Vị trí lưu trữ hồ sơ cần khô ráo, tránh ẩm ướt để không bị mất mát, hư hỏng khi lưu trữ thời gian dài.

• Đảm bảo tuân chỉ quy trình 5S trong bảo quản hồ sơ.

• Kiểm tra, giám sát các hoạt động mượn trả

Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ

Tiến hành hủy bỏ hồ sơ hết thời gian lưu trữ bảo quản. Một số phương pháp hủy có thể áp dụng như:

• Gạch, xé bỏ, dùng máy cắt cho các loại hồ sơ bình thường.

• Hồ sơ mật cần có sự đồng ý của cấp trên sau đó tiến hành hủy bỏ bằng cách xé, đốt, dùng máy hủy chuyển dụng.

Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là hoạt động quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập trong nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ giấy.

Thực hiện số hóa và lưu trữ quản lý trên hệ thống chuyên nghiệp là xu hướng mà bất kỳ doanh nghiệp cần cũng cần phải thực hiện nếu muốn chuyển đổi số thành công.

CoDX Document tự hào là giải pháp quản lý tài liệu tối ưu cho các doanh nghiệp trong giai đoạn kinh tế biến động như hiện nay.

3. Chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ với CoDX Document

CoDX Document là phần mềm lưu trữ tài liệu hiệu quả với chi phí tối ưu cho doanh nghiệp, giúp giải quyết khó khăn trong công tác lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ trong hoạt động kinh doanh.

Ứng dụng CoDX Document có thể giúp tăng cường hiệu quả vận hành làm việc lên đến 20%.

Ngoài tính năng số hóa và lưu trữ hồ sơ, CoDX – quản lý tài liệu có được tính hợp thêm nhiều tính năng:

• Tính năng phần quyền vượt trội đến từng cá nhân, bộ phận về quyền chính sửa, sao chép, di chuyển, xóa, …

• Tìm kiếm nhanh chóng nhờ tích hợp công nghệ OCR kiếm tài liệu theo nội dung chuyên sâu.

• Cho phép đánh giá chất lượng tài liệu như cho sao giúp xây dựng kho tài liệu phù hợp và hiệu quả cho nhân viên.

• Khả năng chia sẻ linh hoạt kết hợp với hệ thống mạng xã hội nội bộ miễn phí giúp nhân viên khai thác tốt nhất tài liệu hiện có của doanh nghiệp.

• Quản lý tương tác với tài liệu; cập nhật phiên bản và lưu trữ các phiên bản cũ của tài liệu, hồ sơ.

Thông tin về phần mềm CoDX Document:

Nhanh tay truy cập khởi tạo hệ thống phần mềm quản lý tài liệu từ nền tảng chuyển đổi số CoDX hoàn toàn tự động, không tốn phí ban đầu, để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn:

Chỉ từ 499.000 VNĐ cho một phần mềm, doanh nghiệp sẽ được tặng kèm 3 phân hệ miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn

• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên

• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50

• Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn

• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng thông tin về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO giúp doanh nghiệp tổ chức lưu trữ và sử dụng hiệu quả hồ sơ tài liệu cho các hoạt động vận hành doanh nghiệp.